Pourquoi on commence très souvent par le mauvais bout
Quand une organisation décide de revoir ses fonctions, elle a trois grands chantiers devant elle : la job architecture, les job descriptions et les évaluations. Et très souvent, elle attaque par les descriptions de fonction.
C'est logique, d'une certaine façon. La description semble l'objet le plus tangible des trois. On sait à quoi elle ressemble, on en a déjà écrit, on voit tout de suite le résultat.
On oublie souvent les intitulés de fonction qui semblent un détail. Les évaluations sont elles souvent considérées comme un chantier à part, tandis que l'architecture est le résultat du tout. La description, elle, est concrète, on peut s'y mettre tout de suite.
Le problème, c'est que ce qui semble le plus facile pour débuter n'est pas ce qui doit être commencé en premier. Et une révision menée dans le désordre se paie, plus tard, en travail à refaire.
Révision, pas révolution : on part de l'existant
Un principe, avant d'entrer dans la séquence. Une révision ne part jamais d'une page blanche. Il existe déjà des intitulés, une structure, des annonces rédigées, souvent des évaluations faites les années précédentes. Tout cela n'est pas à jeter.
L'objectif n'est pas de tout reconstruire, c'est de réviser : reprendre l'existant, le clarifier, le remettre en cohérence. Les évaluations déjà réalisées, en particulier, sont un actif. Elles ont demandé du travail, elles portent de la connaissance, et une partie reste valable.
Une révision de fonctions est un chantier sérieux, parfois urgent, mais jamais une situation vitale. Il est nécessaire de créer une timeline réaliste qui inclut des périodes de révision et de validation. On travaille sur plusieurs mois, on le sait à l'avance, et le stress inutile doit être mis de côté. D'ailleurs, le fait que les équipes soient en place invite à ne pas dramatiser : on révise un système qui, dans l'ensemble, fonctionne, même s'il a besoin d'être remis en cohérence.
Cette nuance, révision et non révolution, change la façon d'aborder le chantier. On cherche le bon ordre pour faire évoluer ce qui est déjà là.
Le préalable : les intitulés
La première étape n'est aucune des trois. C'est le préalable, celui qu'on saute presque toujours : les intitulés de fonction.
Tant que les intitulés ne sont pas clarifiés, on ne voit pas vraiment l'organisation. Deux personnes qui font le même métier portent des intitulés différents ; un même intitulé recouvre des réalités sans rapport. Sur cette base, le travail de cartographie des fonctions devient complexe, et surtout incertain : on n'a aucune garantie d'avoir intégré tout le monde, ni que la structure reflètera réellement tous les métiers de l'entreprise.
Les intitulés sont la matière première. C'est par eux qu'on repère qui fait quoi. Clarifier un intitulé, ce n'est pas changer la fonction, c'est remettre un mot en cohérence sans toucher à la qualification du salarié, c'est-à-dire à ses missions, son niveau de responsabilité et son rang hiérarchique. C'est le sujet de « Intitulés de fonction : un mot, plusieurs sens, plusieurs usages ».
Des intitulés en désordre, et le recensement des métiers est faussé dès le départ.
Premier temps : l'architecture des fonctions
Une fois les intitulés au clair, on peut tracer l'architecture des fonctions.
Le travail d'architecture consiste à voir ce qui a du sens de regrouper en familles de fonctions ou en métiers, selon la nomenclature adoptée. C'est un premier tri. Puis vient la rationalisation : décider ce qui fait sens d'assembler ou, au contraire, de maintenir isolé, au regard de la réalité du marché externe, du business et de ses objectifs.
Cette étape n'est possible que si le préalable a été fait. Combien de sociétés connaissent un intitulé par employé, ou presque ? Comment comprendre les différents métiers, et les filières de carrière, au travers de cela ? Des intitulés clarifiés, et l'architecture est déjà dégrossie de nombreux pièges.
Et c'est ici qu'apparaît le coût de l'inversion. Si on a commencé par rédiger les descriptions de fonction, puis qu'on rationalise les filières et l'architecture, on découvre que des fonctions fusionnent, se redécoupent, disparaissent. Toute description écrite pour une fonction qui n'existe plus est du travail perdu. On a produit du détail avant d'avoir arrêté la structure qui le commande.
Ce qui compte ici, c'est l'ordre : d'abord les intitulés, ensuite l'architecture, et les descriptions seulement une fois ce cadre fixé.
Deuxième temps : la réévaluation comme contrôle
Reste l'évaluation. Et elle joue un double rôle, c'est ce qui la rend particulière dans la séquence.
D'un côté, les évaluations existantes font partie de l'existant dont on part. On les reprend, on ne les jette pas.
De l'autre, une fois l'architecture tracée, on réévalue. Et cette réévaluation n'est pas seulement une mise à jour : elle sert de contrôle. On vérifie que la logique tient d'un bout à l'autre, qu'il n'y a pas de distorsion dans la séquence, que les fonctions se positionnent de façon cohérente dans la nouvelle architecture. La réévaluation referme le chantier en confirmant que tout l'édifice est cohérent.
La façon de mener une évaluation rigoureuse est le sujet d'un autre article de cette série, « L'évaluation des fonctions ne se limite pas à un acte technique ». Ici, ce qui importe est la place de l'évaluation : elle vient en dernier, parce qu'elle a besoin que l'architecture soit posée pour jouer son rôle de contrôle.
Pérenniser cette cohérence dans le temps est un enjeu en soi, que j'aborde dans « La vie des levels ».
L'essentiel
Réviser ses fonctions, ce n'est pas attaquer tous les chantiers en même temps.
C'est suivre un ordre : partir de l'existant, clarifier les intitulés, tracer l'architecture, puis réévaluer pour vérifier la cohérence de l'ensemble. Chaque étape stabilise le terrain de la suivante. Sauter une étape ne fait pas gagner du temps, au contraire, cela en fait perdre, parce qu'on travaille sur un sol qui bouge encore.
La plateforme HDH (HR Decision Hub) aide les organisations dans ce parcours : mener une révision étape par étape, sans produire un travail qui devra être refait.