L'intitulé de fonction est sans doute l'élément RH dont on sous-estime le plus l'importance, alors qu'il compte autant pour l'organisation que pour l'employé qui le porte.
Imaginez un instant que chaque collègue décide de vous nommer selon sa propre logique. Vous seriez Isabelle pour les uns, Isa pour les autres, « la dame de la compta » pour un troisième. Est-ce concevable ?
C'est pourtant exactement ce que nous faisons, sans gouvernance claire, avec les intitulés de fonction. Chacun nomme à sa façon, selon sa compréhension de l'organisation, sa culture, sa vision de la fonction.
Il m'est arrivé de recevoir, pour une évaluation de fonction, un email mentionnant une fonction dans le corps du texte, une pièce jointe qui portait un autre intitulé, et un troisième intitulé dans l'organigramme.
Ce que porte un intitulé
Avant de le gouverner, il s'agit d'appréhender dans son entièreté ce qu'un intitulé de fonction porte réellement.
Il est avant tout un GPS. Pour permettre cet usage, il doit livrer trois informations instantanément : le rôle, c'est-à-dire le contenu de la fonction (exemple : accountant), le niveau de la personne (exemple : director, analyst), et le scope (exemple : global, Italy).
Il revêt un caractère honorifique. Il touche à l'ego, à la carte de visite, à la reconnaissance. Le nier serait naïf : un intitulé dit à la personne ce que l'organisation reconnaît d'elle.
Il a parfois une portée légale. Certaines fonctions ne sont pas un libre choix de dénomination. Le DPO doit être désigné parce que le RGPD l'impose. Dans les secteurs régulés, comme la banque et l'assurance, certaines fonctions doivent être désignées et approuvées par le régulateur, ce qui contraint leur intitulé. Il renvoie alors à une fonction réglementée, désignée et contrôlée, qu'on ne peut ni renommer, ni afficher sans que la fonction et le titulaire soient accrédités.
Il doit aussi rester inclusif. Les mots d'un intitulé ne sont pas neutres, et certains sont de faux amis. « Junior » et « senior » en sont les exemples les plus courants. On les trouve faciles à placer, mais en réalité ils renvoient à une idée sous-jacente d'âge ou d'expérience, là où l'intitulé devrait décrire une fonction. En outre, ils génèrent une incohérence : on rencontre des « juniors » à forte ancienneté et l'inverse.
L'intitulé est enfin culturel. Un même mot ne pèse pas le même poids d'un pays à l'autre, et nous y reviendrons.
En réalité, l'intitulé n'est jamais neutre.
C'est parce qu'il porte tout cela que l'intitulé ne peut pas être traité comme une étiquette. Il reste pourtant le parent pauvre de nos organisations : un objet à fort impact, rarement gouverné avec rigueur.
Un mot pour plusieurs usages
Si, même avec une gouvernance, une nomenclature d'intitulés de fonction est si difficile à maintenir, c'est qu'un même mot porte en réalité plusieurs usages.
Tant qu'on ne distingue pas ces usages, on sera confronté à des demandes de modification des règles, ou à leur non-respect selon l'angle de vue de chacun.
La tentation est de chercher l'intitulé parfait, celui qui servirait tous ces besoins à la fois. C'est une impasse. Aucun mot unique ne peut être à la fois rigoureux pour les données, parlant au quotidien, valorisant à l'extérieur et attractif au recrutement. Il est plus simple, et plus sain, d'assumer plusieurs intitulés, un par usage, que d'épuiser un seul nom à tout porter.
Dans la pratique, je distingue quatre usages principaux de l'intitulé de fonction.
L'intitulé lié à l'architecture des fonctions
C'est l'intitulé qui sert à organiser et à comparer, celui qui prend sens dans l'architecture des fonctions que j'ai décrite dans un autre article de cette série, « Une architecture des fonctions ne peut pas être l'agrégat d'un portefeuille de clients ». Il doit être rigoureux et cohérent, parce que c'est lui qui fait parler les données entre elles. C'est ici que l'incohérence coûte le plus cher.
Le biais culturel y est le plus visible. Certains mots ne se lisent pas de la même façon selon les pays. Passer d'analyst à specialist peut être vu comme une promotion dans une culture, et comme une régression dans une autre. Un « Partner », en Angleterre, détient souvent une part de la société. Un « Manager » sans équipe est impensable en France et pourtant courant aux États-Unis. Et certaines cultures, en Asie notamment, ont besoin de paliers intermédiaires, donc d'un changement d'intitulé visible entre deux levels, pour accompagner une évolution de carrière.
L'intitulé de signature interne
C'est l'intitulé du quotidien : intranet, signature mail, annuaire. Il sert la lisibilité de l'organisation pour ceux qui y travaillent.
Il peut être plus souple, plus parlant que l'intitulé d'architecture, surtout sur le contenu. Là où l'architecture rassemble les fonctions en groupes, la signature interne peut nommer le rôle de façon plus fine et plus reconnaissable. Mais elle doit rester cohérente avec l'architecture. Quand l'intitulé de signature s'éloigne de l'intitulé d'architecture, l'organisation commence à ne plus se reconnaître elle-même.
L'intitulé externe
C'est l'intitulé tourné vers le dehors : carte de visite, profil professionnel public. Il est parfois laissé à l'appréciation du salarié, parfois géré par la société.
C'est là que le biais de valorisation se loge le plus souvent. L'intitulé externe gonfle, parce qu'il sert l'image de soi.
L'intitulé de l'offre d'emploi
C'est l'intitulé du recrutement, le job advert. Il compose avec une contrainte propre : le langage du marché, la langue locale, et les intitulés « trendy » qui apparaissent et disparaissent.
Il a sa part de culture et d'attractivité, et c'est légitime. Mais il doit garder un lien clair avec l'intitulé d'architecture qui se trouve derrière, faute de quoi on recrute sur un mot qui ne correspond à aucune réalité interne. C'est ici, par exemple, que des mots écartés en interne, comme junior ou senior, peuvent retrouver leur place dans l'intitulé d'offre d'emploi s'ils parlent au marché.
Dans la pratique
Il n'est pas utile de réviser chacun de ces usages de fond en comble en première étape. Il est en revanche utile de travailler l'intitulé d'architecture au regard de l'intitulé de signature interne. L'intitulé lié aux offres d'emploi, lui, est révisé régulièrement, pour suivre les nécessités linguistiques ou les évolutions du marché. Quant à l'intitulé externe, il n'est parfois pas traité du tout par la société.
L'essentiel
Traiter l'intitulé comme une simple étiquette, c'est accepter que les données ne se parlent plus, et que la reconnaissance qu'il porte se distribue au hasard.
Plutôt que d'épuiser un seul intitulé à tout porter, on en assume plusieurs, un par usage : architecture, signature interne, externe, offre d'emploi. C'est ce qui permet de nommer juste à chaque endroit, sans renoncer ni à la rigueur des données, ni au sens, ni à l'attractivité. Vouloir un nom unique pour tout, c'est au contraire se condamner aux conflits permanents.
C'est cette distinction des usages que la plateforme HDH (HR Decision Hub) intègre dans sa façon de traiter les intitulés de fonction, pour que chaque usage soit servi sans compromettre les autres.