De functiebenaming is waarschijnlijk het HR-element waarvan het belang het meest onderschat wordt, terwijl het evenveel telt voor de organisatie als voor de medewerker die ze draagt.
Stel je een moment voor dat elke collega jou volgens zijn eigen logica zou benoemen. Je zou Isabelle zijn voor sommigen, Isa voor anderen, „de dame van de boekhouding" voor een derde. Zou dat denkbaar zijn?
Toch is dit precies wat we doen, zonder duidelijke governance, met functiebenamingen. Iedereen benoemt op zijn manier, volgens zijn begrip van de organisatie, zijn cultuur, zijn kijk op de functie.
Het is me al overkomen om voor een functie-evaluatie een e-mail te ontvangen die een functie in de tekst noemde, met een bijlage die een andere benaming droeg en een derde benaming in het organigram.
Wat een benaming draagt
Vóór het sturen moet men in zijn geheel bevatten wat een functiebenaming werkelijk draagt.
Het is bovenal een GPS. Om dit gebruik mogelijk te maken, moet zij drie informaties onmiddellijk leveren: de rol, dat wil zeggen de inhoud van de functie (voorbeeld: accountant), het niveau van de persoon (voorbeeld: director, analyst) en de scope (voorbeeld: global, Italy).
Zij heeft een honorair karakter. Zij raakt het ego, het visitekaartje, de erkenning. Dit ontkennen zou naïef zijn: een benaming zegt aan de persoon wat de organisatie in haar erkent.
Zij heeft soms een juridische reikwijdte. Sommige functies zijn geen vrije naamskeuze. De DPO moet aangewezen worden omdat de AVG het oplegt. In gereguleerde sectoren, zoals bank en verzekering, moeten sommige functies worden aangewezen en door de regulator goedgekeurd, wat hun benaming beperkt. De benaming verwijst dan naar een gereguleerde functie, aangewezen en gecontroleerd, die noch hernoemd noch getoond kan worden zonder dat functie en titularis geaccrediteerd zijn.
Zij moet ook inclusief blijven. De woorden van een benaming zijn niet neutraal, en sommige zijn valse vrienden. „Junior" en „senior" zijn de meest voorkomende voorbeelden. Ze lijken eenvoudig te plaatsen, maar verwijzen in werkelijkheid naar een onderliggend idee van leeftijd of ervaring, terwijl de benaming een functie zou moeten beschrijven. Bovendien genereren ze een incoherentie: je komt „juniors" tegen met veel anciënniteit, en omgekeerd.
De benaming is ten slotte cultureel. Eenzelfde woord weegt niet even zwaar van het ene land tot het andere, en we komen erop terug.
In werkelijkheid is een benaming nooit neutraal.
Het is omdat zij dit alles draagt dat de benaming niet als etiket behandeld kan worden. En toch blijft zij het stiefkind van onze organisaties: een object met sterke impact, zelden met rigueur gestuurd.
Eén woord voor meerdere gebruiken
Als, zelfs met governance, een nomenclatuur van functiebenamingen zo moeilijk te onderhouden is, komt dat doordat eenzelfde woord in werkelijkheid meerdere gebruiken draagt.
Zolang deze gebruiken niet onderscheiden worden, zal men geconfronteerd worden met verzoeken tot wijziging van de regels, of met het niet naleven ervan naargelang ieders standpunt.
De verleiding is de perfecte benaming te zoeken, degene die aan al deze behoeften tegelijk zou voldoen. Dat is een doodlopende weg. Geen enkel woord kan tegelijk rigoureus zijn voor data, sprekend in het dagelijks leven, waarderend naar buiten en aantrekkelijk bij rekrutering. Het is eenvoudiger, en gezonder, meerdere benamingen te aanvaarden, één per gebruik, dan één enkele naam uit te putten door hem alles te laten dragen.
In de praktijk onderscheid ik vier hoofdgebruiken van de functiebenaming.
De benaming verbonden aan de functiearchitectuur
Het is de benaming die dient om te organiseren en te vergelijken, degene die zin krijgt in de functiearchitectuur die ik in een ander artikel uit deze reeks heb beschreven, „Een functiearchitectuur kan niet de optelsom zijn van een klantenportefeuille". Zij moet rigoureus en coherent zijn, want zij is het die de data met elkaar laat spreken. Hier kost incoherentie het meest.
De culturele bias is hier het meest zichtbaar. Sommige woorden worden niet op dezelfde manier gelezen naargelang de landen. Van analyst naar specialist gaan kan in de ene cultuur als promotie worden gezien en in een andere als terugval. Een „Partner", in Engeland, bezit vaak een aandeel in de vennootschap. Een „Manager" zonder team is ondenkbaar in Frankrijk en toch gebruikelijk in de Verenigde Staten. En sommige culturen, in Azië in het bijzonder, hebben tussenstappen nodig, dus een zichtbare verandering van benaming tussen twee levels, om een carrièreontwikkeling te begeleiden.
De interne handtekening-benaming
Het is de benaming van het dagelijks leven: intranet, e-mailhandtekening, telefoonlijst. Zij dient de leesbaarheid van de organisatie voor wie er werkt.
Zij kan flexibeler, sprekender zijn dan de architectuurbenaming, vooral op inhoud. Waar de architectuur functies in groepen samenbrengt, kan de interne handtekening de rol fijner en herkenbaarder benoemen. Maar zij moet coherent blijven met de architectuur. Wanneer de handtekening-benaming zich verwijdert van de architectuur-benaming, begint de organisatie zichzelf niet meer te herkennen.
De externe benaming
Het is de naar buiten gerichte benaming: visitekaartje, publiek professioneel profiel. Zij wordt soms aan de medewerker overgelaten, soms door de vennootschap beheerd.
Hier nestelt de bias van waardering zich het vaakst. De externe benaming zwelt op, omdat zij het zelfbeeld dient.
De benaming van de vacature
Het is de benaming van de rekrutering, het job advert. Zij werkt met een eigen beperking: de taal van de markt, de lokale taal en de „trendy" benamingen die komen en gaan.
Zij heeft haar aandeel cultuur en aantrekkelijkheid, en dat is legitiem. Maar zij moet een duidelijke band bewaren met de architectuur-benaming die erachter zit, anders rekruteert men op een woord dat aan geen enkele interne realiteit beantwoordt. Hier bijvoorbeeld kunnen intern opzij gezette woorden, zoals junior of senior, in de vacaturebenaming weer hun plaats vinden als zij tot de markt spreken.
In de praktijk
Het is niet nuttig om elk van deze gebruiken van A tot Z te herzien als eerste stap. Het is daarentegen nuttig om de architectuurbenaming te bewerken ten opzichte van de interne handtekening-benaming. De benaming die aan vacatures is verbonden, wordt regelmatig herzien, om taalkundige noodwendigheden of marktevoluties te volgen. Wat de externe benaming betreft, wordt zij door de vennootschap soms helemaal niet behandeld.
Het essentiële
De benaming als een louter etiket behandelen betekent aanvaarden dat de data niet meer met elkaar spreken en dat de erkenning die zij draagt willekeurig verdeeld wordt.
Liever dan één enkele benaming uit te putten door haar alles te laten dragen, aanvaardt men er meerdere, één per gebruik: architectuur, interne handtekening, extern, vacature. Dat is wat toelaat om op elke plaats juist te benoemen, zonder afstand te doen van datarigueur, van betekenis of van aantrekkelijkheid. Één enkele naam voor alles willen, is zich integendeel veroordelen tot permanente conflicten.
Het is dit onderscheid van gebruiken dat het HDH (HR Decision Hub) platform integreert in zijn manier om functiebenamingen te behandelen, opdat elk gebruik gediend wordt zonder de andere in het gedrang te brengen.