La denominazione di funzione è probabilmente l'elemento HR di cui si sottovaluta di più l'importanza, mentre conta tanto per l'organizzazione quanto per il dipendente che la porta.
Immaginate per un momento che ogni collega decida di chiamarvi secondo la propria logica. Sareste Isabelle per alcuni, Isa per altri, «la signora della contabilità» per un terzo. Sarebbe concepibile?
Eppure è esattamente ciò che facciamo, senza una governance chiara, con le denominazioni di funzione. Ciascuno nomina a modo suo, secondo la propria comprensione dell'organizzazione, la propria cultura, la propria visione della funzione.
Mi è capitato di ricevere, per una valutazione di funzione, un'email che menzionava una funzione nel corpo del testo, un allegato che portava un'altra denominazione e una terza denominazione nell'organigramma.
Ciò che porta una denominazione
Prima di governarla, bisogna cogliere nella sua interezza ciò che una denominazione di funzione porta realmente.
È anzitutto un GPS. Per permettere questo uso, deve fornire tre informazioni istantaneamente: il ruolo, ossia il contenuto della funzione (esempio: accountant), il livello della persona (esempio: director, analyst) e lo scope (esempio: global, Italy).
Riveste un carattere onorifico. Tocca l'ego, il biglietto da visita, il riconoscimento. Negarlo sarebbe ingenuo: una denominazione dice alla persona ciò che l'organizzazione le riconosce.
Ha talvolta una portata legale. Alcune funzioni non sono una libera scelta di denominazione. Il DPO deve essere designato perché il GDPR lo impone. Nei settori regolamentati, come banca e assicurazione, alcune funzioni devono essere designate e approvate dal regolatore, il che vincola la loro denominazione. Rinvia allora a una funzione regolamentata, designata e controllata, che non si può né rinominare né visualizzare senza che la funzione e il titolare siano accreditati.
Deve anche restare inclusiva. Le parole di una denominazione non sono neutre, e alcune sono falsi amici. «Junior» e «senior» ne sono gli esempi più comuni. Sembrano facili da collocare, ma in realtà rimandano a un'idea sottostante di età o esperienza, mentre la denominazione dovrebbe descrivere una funzione. Inoltre generano un'incoerenza: si incontrano «junior» con lunga anzianità e il contrario.
La denominazione è infine culturale. Una stessa parola non pesa allo stesso modo da un paese all'altro, e ci torneremo.
In realtà, la denominazione non è mai neutra.
È perché porta tutto questo che la denominazione non può essere trattata come un'etichetta. Eppure resta il parente povero delle nostre organizzazioni: un oggetto ad alto impatto, raramente governato con rigore.
Una parola per più usi
Se, anche con una governance, una nomenclatura di denominazioni di funzione è così difficile da mantenere, è perché una stessa parola porta in realtà più usi.
Finché non si distinguono questi usi, ci si troverà di fronte a richieste di modifica delle regole o al loro mancato rispetto secondo l'angolo di ciascuno.
La tentazione è di cercare la denominazione perfetta, quella che servirebbe a tutte queste esigenze insieme. È un vicolo cieco. Nessuna parola unica può essere al tempo stesso rigorosa per i dati, parlante nel quotidiano, valorizzante all'esterno e attraente nel reclutamento. È più semplice, e più sano, assumersi più denominazioni, una per uso, che esaurire un solo nome chiedendogli di portare tutto.
Nella pratica, distinguo quattro usi principali della denominazione di funzione.
La denominazione legata all'architettura delle funzioni
È la denominazione che serve a organizzare e a confrontare, quella che prende senso nell'architettura delle funzioni che ho descritto in un altro articolo di questa serie, «Un'architettura delle funzioni non può essere l'aggregato di un portafoglio di clienti». Deve essere rigorosa e coerente, perché è lei che fa parlare i dati tra loro. È qui che l'incoerenza costa di più.
Il bias culturale è qui il più visibile. Alcune parole non si leggono allo stesso modo secondo i paesi. Passare da analyst a specialist può essere visto come una promozione in una cultura e come un regresso in un'altra. Un «Partner», in Inghilterra, detiene spesso una quota della società. Un «Manager» senza team è impensabile in Francia eppure comune negli Stati Uniti. E alcune culture, in Asia in particolare, hanno bisogno di gradini intermedi, quindi di un cambio di denominazione visibile tra due level, per accompagnare un'evoluzione di carriera.
La denominazione di firma interna
È la denominazione del quotidiano: intranet, firma email, rubrica. Serve alla leggibilità dell'organizzazione per chi ci lavora.
Può essere più flessibile, più parlante della denominazione di architettura, soprattutto sui contenuti. Là dove l'architettura raggruppa le funzioni in categorie, la firma interna può nominare il ruolo in modo più fine e più riconoscibile. Ma deve restare coerente con l'architettura. Quando la denominazione di firma si allontana dalla denominazione di architettura, l'organizzazione comincia a non riconoscersi più.
La denominazione esterna
È la denominazione rivolta all'esterno: biglietto da visita, profilo professionale pubblico. È talvolta lasciata alla discrezione del dipendente, talvolta gestita dalla società.
È qui che il bias di valorizzazione si annida più spesso. La denominazione esterna si gonfia, perché serve all'immagine di sé.
La denominazione dell'annuncio di lavoro
È la denominazione del reclutamento, il job advert. Compone con un vincolo proprio: il linguaggio del mercato, la lingua locale e le denominazioni «trendy» che appaiono e scompaiono.
Ha la sua parte di cultura e di attrattività, ed è legittimo. Ma deve mantenere un legame chiaro con la denominazione di architettura che sta dietro, altrimenti si recluta su una parola che non corrisponde ad alcuna realtà interna. È qui, per esempio, che parole scartate internamente, come junior o senior, possono ritrovare il loro posto nella denominazione dell'annuncio di lavoro se parlano al mercato.
Nella pratica
Non è utile rivedere ciascuno di questi usi da cima a fondo come prima tappa. È invece utile lavorare la denominazione di architettura in rapporto alla denominazione di firma interna. La denominazione legata agli annunci di lavoro è rivista regolarmente, per seguire le necessità linguistiche o le evoluzioni del mercato. Quanto alla denominazione esterna, la società talvolta non la tratta affatto.
L'essenziale
Trattare la denominazione come una semplice etichetta significa accettare che i dati non si parlino più e che il riconoscimento che essa porta si distribuisca a caso.
Piuttosto che esaurire una sola denominazione chiedendole di portare tutto, se ne assumono più, una per uso: architettura, firma interna, esterna, annuncio di lavoro. È ciò che permette di nominare giusto in ogni luogo, senza rinunciare al rigore dei dati, al senso o all'attrattività. Volere un nome unico per tutto significa al contrario condannarsi a conflitti permanenti.
È questa distinzione degli usi che la piattaforma HDH (HR Decision Hub) integra nel suo modo di trattare le denominazioni di funzione, affinché ogni uso sia servito senza compromettere gli altri.