Om een functie te evalueren, begin je met het lezen van de functiebeschrijving. Dat lijkt vanzelfsprekend. Dat is het niet.
Een functiebeschrijving is een tekst. En zoals elke tekst weerspiegelt zij evenzeer de functie die zij beschrijft als de persoon die haar heeft opgesteld en de context waarin zij is geschreven. Haar lezen om te evalueren is niet doorbladeren. Het is tussen de regels door kunnen lezen.
Wat een functiebeschrijving laat doorschemeren over haar opsteller
Dezelfde rol kan tot zeer verschillende beschrijvingen leiden, afhankelijk van de hand die ze schrijft. Enkele gevallen die je regelmatig tegenkomt.
De gestandaardiseerde beschrijving: een generiek sjabloon, overgenomen uit een referentiekader, over de functie heen gelegd. Zij beschrijft een theoretische rol, niet de werkelijke rol zoals die in deze organisatie wordt beleefd. Wanneer je de manager van deze rol interviewt, krijg je doorgaans een schat aan informatie die niet in het document staat, en die informatie geeft de werkelijke draagwijdte van de rol weer.
De beschrijving die geschreven is om zwaarder te wegen: sterke werkwoorden, uitgerekte perimeter, verantwoordelijkheden zo geformuleerd dat zij de komende evaluatie opblazen. Het woord „strategisch" in elke zin is een veelvoorkomend teken. Bewust of niet, zij zegt te veel.
De beschrijving onder de functie: het komt voor dat de functiehouder zelf zijn functiebeschrijving opstelt en, in tegenstelling tot het vorige geval, onderbeschrijft wat hij doet. Ik heb ooit gesignaleerd dat de beschrijving van een leidinggevende rol mij duidelijk onder de werkelijke functie leek: zij was uitsluitend geformuleerd met werkwoorden van samenwerking, er werd geen eigen beslissing vermeld, de verantwoordelijkheidsperimeter was tot een minimum beperkt. De groepsdirecteur waaraan deze functie rapporteerde, bevestigde dit en gaf aan dat hij deze persoon juist aanmoedigde om haar rol zichtbaarder te laten gelden. De beschrijving weerspiegelde niet de functie, zij weerspiegelde de zelfperceptie van de functiehouder.
De beschrijving die haar toevlucht zoekt in jargon: de technische aard van de woordenschat neemt alle ruimte in, en de rol achter de termen valt niet meer te onderscheiden. Wezenlijk blijft de werkelijke complexiteit te begrijpen, de uitdagingen, de impact, de verantwoordelijkheden en alle andere elementen die een evaluatie mogelijk maken.
De beschrijving die de taken niet benoemt: zij rijgt verantwoordelijkheden en titels aaneen, zonder ooit concreet te zeggen wat de functie in het dagelijks werk omvat. Zij vertelt, maar nooit het concrete.
In al deze gevallen is de vaststelling dezelfde. Het document bestaat, soms lang en verzorgd, maar het geeft geen toegang tot de werkelijke functie.
Door de werkwoorden lezen
Een eenvoudige tip helpt om je lectuur te focussen en te verduidelijken wat de job holder werkelijk doet in zijn functie: kijken naar de werkwoorden.
Het werkwoord zegt veel. Voert de functiehouder de handeling uit en is hij ervoor verantwoordelijk? Of werkt hij mee, neemt hij deel, draagt hij bij? Het verschil is niet triviaal.
Een beschrijving waarin werkwoorden van samenwerking of deelname overheersen, wijst op een functie die binnen door anderen gedragen verantwoordelijkheden valt. Zoals in het hierboven genoemde voorbeeld kan men zich dan afvragen of de redactie juist is, of welke impact deze functie in de organisatie heeft.
Je lectuur toetsen met het witte blad
Lezen volstaat niet: het gaat er ook om te verifiëren dat je het hebt begrepen.
Hiervoor gebruik ik het witte blad. Zodra de beschrijving is gelezen, leg ik haar opzij en reconstrueer ik de functie uit het geheugen, stap voor stap, zoals men een opeenvolging van feiten naloopt: welke activiteiten de functie werkelijk omvat, met welke gesprekspartners, welke beslissingen zij draagt en welke niet, wat haar uitdagingen zijn, wat cruciaal is, wat dringend is. En bij elke stap dezelfde vraag: ontbreekt er iets?
De volgorde telt. Je leest eerst, je reconstrueert daarna. Beginnen met het witte blad, zonder gelezen te hebben, zou leiden tot extrapoleren, tot het uitvinden van een functie in plaats van haar te begrijpen. Het witte blad is geen vertrekpunt, het is een controle. Het dient om de kloof zichtbaar te maken tussen wat het document zegt en wat de functie werkelijk is, of logischerwijs zou zijn.
De functie situeren in de keten van toegevoegde waarde
Uit deze verificatie komt de echte vraag naar voren: wat brengt deze functie? Waarom bestaat zij?
Dat is wat ik noem de functie situeren in de keten van toegevoegde waarde. Een functie heeft geen waarde op zichzelf, in isolatie. Zij heeft waarde door wat zij toevoegt aan een keten, en deze keten is vaker transversaal dan strikt hiërarchisch. Deze bijdrage begrijpen is de functie begrijpen.
De analyse van het organogram verheldert deze lectuur: zij toont hoe de structuur rond de functie is georganiseerd en verduidelijkt wat eigen is aan deze rol, in onderscheid met wat aan naburige rollen toebehoort.
Vergelijken via logica
Een van binnenuit begrepen functie kan vervolgens worden vergeleken met andere functies van vergelijkbare logica, in dezelfde afdeling of elders in de organisatie. Niet via gelijkenis van titel, maar via gelijkenis van aard: hetzelfde type bijdrage, dezelfde orde van complexiteit, hetzelfde soort beslissingen.
En men vraagt zich af wat deze vergelijkbaarheid werkelijk schraagt. Die vragenstelling bereidt een solide evaluatie voor.
De beschrijving weer in samenhang brengen
De lectuur en de evaluatie die daaruit voortvloeit, laten de functiebeschrijving niet onveranderd. Eenmaal de functie begrepen, stel ik vaak voor, om redenen van traceerbaarheid, dat de opsteller de beschrijving aanvult met de elementen die mondeling tijdens de gesprekken zijn verzameld. Het doel is eenvoudig: dat het uiteindelijk bepaalde level overeenstemt met de in de library gearchiveerde functiebeschrijving. Een beschrijving die onder de functie blijft, terwijl het weerhouden level de werkelijke functie weerspiegelt, schept een incoherentie die een audit later aan het licht zou kunnen brengen. Deze lus sluiten betekent ervoor zorgen dat het bewaarde document en de genomen beslissing hetzelfde verhaal vertellen.
Het wezenlijke
Een functiebeschrijving lezen om te evalueren is niet al je vertrouwen leggen in één document. Het is herkennen wat zij van haar opsteller meedraagt en vervolgens de werkelijke functie achter de tekst reconstrueren.
Deze lectuur bevat een deel interpretatie en genereert vaak een reeks vragen. Precies daarom stopt de evaluatie die volgt bijna nooit bij deze lectuur alleen: zij verloopt via kruiscontroles en een interne validatie. Dat is het onderwerp van een volgend artikel in deze reeks, „Functie-evaluatie beperkt zich niet tot een technische handeling".
Het HDH (HR Decision Hub)-platform helpt bedrijven om deze praktijk zelf in te voeren, met name door functiebeschrijvingen te herstructureren en de sleutelelementen van een functie in beeld te brengen. Zo houdt u uw beslissingen van begin tot eind uitlegbaar en traceerbaar.