In een groep Comp & Ben-professionals hoorde ik ooit een deelneemster spreken over de talrijke expatriaties die haar bedrijf beheert. De complexiteit lag niet in de fiscaliteit of de te verkrijgen vergunningen, maar in de vergelijking met de lokale collega's en in het nieuwe kader van loontransparantie. De reacties van de andere deelnemers lieten zien dat de situatie verre van geïsoleerd was, en verre van duidelijk voor iedereen.
In sommige organisaties vindt een eenvoudige vraag geen antwoord meer: is deze persoon nog steeds expat?
Deze medewerker is jaren geleden vertrokken. Hij is daar getrouwd, heeft zich gevestigd, zijn kinderen gaan er naar school. De verlengingen zijn gestopt en de fluctuatie in HR heeft haar werk van amnesie verricht. Het leven van deze medewerker is daar. Maar zijn contract heeft zich niet verplaatst. Hij blijft een salaris ontvangen dat op zijn herkomstland is gebouwd, aangevuld met een pakket dat bedoeld was voor een tijdelijke missie die er geen meer is.
Tot nu toe kon deze situatie begraven blijven in de beloningsstructuur. Loontransparantie maakt de individuele beloning niet openbaar, maar verbreedt de lezing van de beloningscomponenten en maakt deze situatie zichtbaarder en moeilijker te negeren.
Wat de lokale teams zien
De lokale collega's in dezelfde functie zien het verschil en spreken het uit. En ze hebben niet ongelijk: gaan werken in een land waar de levenskosten lager zijn, met een salaris gebouwd op het herkomstland en een expatriatiepakket, kan bij een vergelijkbare functie een aanzienlijk verschil creëren.
Dit verschil is op zichzelf niet illegitief. Een expatriatie berust op objectieve redenen, brengt echte beperkingen met zich mee, en het pakket dat haar begeleidt compenseert die. Het probleem is niet dat hij bestaat. Het probleem is dat niemand meer kan zeggen waarom hij nog bestaat.
Het risico is bijzonder zichtbaar in modellen die gebaseerd zijn op de beloning van het herkomstland, maar het raakt ruimer elke tijdelijke regeling waarvan de herzienings- en uitstapregels niet zijn vastgelegd.
Het mechanisme dat slechts in één richting werkt
Er is een technisch punt dat weinig organisaties onder ogen zien. De aanpassing aan de levenskosten is bedoeld om een verschil in context te neutraliseren, niet om de beloning duurzaam te verhogen. In de situaties die ik ben tegengekomen werd die naar boven toe toegepast, maar zelden naar beneden. Sommige beleidsregels voorzien zelfs uitdrukkelijk in een drempel op nul wanneer de levenskosten van het gastland lager zijn. In dat geval werkt de neutralisatie niet langer symmetrisch: het verleende voordeel kan zich handhaven en in de loop van de jaren vestigen.
Wat transparantie aan het licht brengt
Daarnaast komen de elementen die zwaar op de weegschaal kunnen leggen: de woning, het voertuig, de schoolkosten en tal van andere pakketonderdelen.
Nu houdt de Europese richtlijn over loontransparantie een brede definitie van beloning aan. Artikel 3, lid 1, onder a), definieert haar als «het gewone basis- of minimumsalaris of -loon en enige andere vergoeding, direct of indirect betaald, in geld of in natura (variabele of aanvullende componenten), door een werkgever aan een werknemer naar aanleiding van diens arbeid».
Ter herinnering: richtlijn (EU) 2023/970 moest uiterlijk op 7 juni 2026 worden omgezet door de lidstaten (artikel 34, lid 1). De beginselen staan in de Europese tekst, maar de concrete regelingen liggen bij de nationale omzettingswetten, waarvan de vordering van lidstaat tot lidstaat verschilt.
Overweging 21 is preciezer: de aanvullende of variabele componenten «kunnen onder andere omvatten bonussen, de compensatie van overuren, de vergoeding van verplaatsingen, de toelagen voor woning en maaltijden, de vergoeding van deelname aan opleidingen [...]». Woning en verplaatsingen worden dus met name genoemd. Het expatriatiepakket wordt dus niet los gelezen.
Niet al zijn elementen zullen evenwel dezelfde behandeling krijgen. Een forfaitaire toelage, een voordeel in natura, de terugbetaling van een werkelijk gemaakte beroepskost en een mechanisme van fiscale neutralisatie zijn niet van dezelfde aard. Hun kwalificatie wordt element voor element onderzocht.
De fiscale neutralisatie is de beste illustratie. Het is geen voordeel dat aan de werknemer wordt uitgekeerd, maar een gelijkmakend mechanisme, en het definitieve resultaat ervan wordt vaak pas een jaar tot anderhalf jaar later bekend, naargelang de betrokken landen.
Het aanknopingspunt
In tegenstelling tot richtlijn 96/71, gewijzigd door richtlijn 2018/957 over detachering, die slechts geldt wanneer de opdracht de vorm aanneemt van een detachering binnen de Unie, voorziet de richtlijn over loontransparantie geen aanknopingsregel eigen aan expatriaties: haar artikel 2 stelt slechts dat zij van toepassing is op werknemers die een arbeidsovereenkomst of arbeidsrelatie hebben in de zin van het recht, de collectieve overeenkomsten of de praktijken die in elke lidstaat gelden.
Het aanknopingspunt moet dus worden vastgesteld vanuit de juridische structuur en de feitelijke arbeidsrelatie. Behoud van het oorspronkelijke contract, detachering, schorsing en lokaal contract, dubbel contract of lokalisering hebben evenwel niet dezelfde gevolgen.
Wanneer het contract en de arbeidsband in de oorspronkelijke entiteit blijven, wordt de beloning eerst binnen het perimeter van die werkgever vergeleken, met de gelijken die er vergelijkbare functies bekleden.
Daarna, in tweede instantie en naargelang de situatie, moeten artikel 19 van richtlijn (EU) 2023/970 en het begrip unieke bron worden beschouwd. De tekst voorziet dat de beoordeling om te bepalen of werknemers zich in een vergelijkbare situatie bevinden «niet beperkt is tot de situaties waarin vrouwelijke en mannelijke werknemers voor dezelfde werkgever werken, maar wordt uitgebreid tot een unieke bron die de beloningsvoorwaarden vaststelt», en voegt eraan toe dat «een unieke bron bestaat wanneer zij de voor de vergelijking van de werknemers relevante beloningsonderdelen vaststelt».
Overweging 29 geeft de concrete reikwijdte: dit kan het geval zijn «wanneer die voorwaarden centraal worden vastgelegd voor meer dan één organisatie of onderneming binnen een holdingmaatschappij of een groep».
Dit mechanisme richt zich op de vergelijking tussen vrouwelijke en mannelijke werknemers, niet op de vergelijking tussen expats en lokale medewerkers. Maar het stelt groepen een centrale vraag: in hoeverre worden hun beloningsvoorwaarden werkelijk vastgesteld door een unieke bron, en hoe ver kan dan het perimeter van de vergelijkingen inzake gelijke beloning reiken? Ik kom hierop terug, en op de informatie- en rapporteringsverplichtingen die haar voeden, in een ander artikel van deze reeks.
De afwezigheid van een kader wordt betaald. Een status die niemand meer kan dateren, koppelen aan een beperking of motiveren, levert niet meer dezelfde rechtvaardiging. In een eerder artikel van deze reeks, «Comp & Ben, de stille kost van overhaaste beslissingen», beschreef ik een kost die diffuus in de structuur blijft en pas jaren later opduikt. Hier was de beslissing om te vertrekken niet haastig; zij werd simpelweg nooit herbekeken, en de kost gedraagt zich op dezelfde manier.
Een pakket wordt bij het vertrek beslist
Normaal gezien wordt een expatriatiepakket volledig voor het vertrek vastgesteld. Het hangt af van het doel en het type opdracht, het gastland, de duur ervan, het functieniveau en de gezinssituatie, en het leidt tot geschaalde elementen: het volume en de wijze van verhuis, het recht op internationale school, de steun aan de partner om werk te vinden of te integreren, de steun aan het leren van de taal, de medische dekking, de fiscale neutralisatie, of tax equalisation.
Een korte opdracht vraagt niet hetzelfde verhuisvolume als een driejarige vestiging. Dat is evident op papier. Het is helemaal niet evident meer wanneer er geen schaal bestaat, noch voor het volume, noch voor de graad van dienst.
Bij gebrek aan kader op dit punt zag ik de discussie uitglijden tot een medewerker die klaagde dat hij na zijn verhuis zelf zijn zestig overhemden had moeten strijken. De anekdote wekt wellicht een glimlach, maar zegt iets ernstigs: wanneer het detailniveau niet bij het vertrek is vastgelegd, gaat de discussie niet langer over de opdracht, maar over wat niet was voorzien.
Wat de governance regelt
Drie vragen openen een expatriatiebeleid. Waarom is het nodig om deze medewerker naar het buitenland te zenden? Welk doel wordt nagestreefd? Voor hoe lang?
Ze volstaan evenwel niet. Nadien moet de governance over alle aspecten van de expatriatie worden doorgedacht, en moet de consistentie van elk element worden bepaald: welke graad van dienst of bijstand, welke pakketelementen en tegen welke hoogte, zodat het kan worden uitgelegd, verantwoord en gevolgd.
En een expatriatiebeleid mag niet enkel het vertrek organiseren. Het moet van bij de aanvang voorzien in de frequentie van de herzieningen, de voorwaarden voor verlenging, de persoon die verantwoordelijk is voor de beslissing en de modaliteiten van afsluiting: terugkeer, lokalisering of geleidelijk uitdoven van de voordelen. Zonder eindclausule en zonder duidelijk aangewezen eigenaar wordt het tijdelijke een situatie verworven door inertie; zo kan een jarenlang gehandhaafd voordeel contractueel geworden zijn of uit een gewoonte voortvloeien.
Zonder dit blijft het kader van de expatriatie onvolledig en eindigt de status soms nooit. In deze context wordt het verschil moeilijk uit te leggen in beide richtingen: tegenover de lokale teams, die vergelijken, en tegenover de expat zelf, wiens situatie niemand meer kan verantwoorden en die zich blootgesteld ziet de dag waarop het pakket eindigt.
Het wezenlijke
Naast haar zakelijke rechtvaardiging is expatriatie een aangelegenheid van governance, recht, fiscaliteit, planning en budget.
In de context van loontransparantie is het niet langer enkel goede praktijk om een verschil te kunnen uitleggen. Artikel 18 van de richtlijn voorziet dat, wanneer een werknemer voor een bevoegde autoriteit of een nationale rechtsmacht feiten aanvoert die een loondiscriminatie doen vermoeden, het aan de werkgever is te bewijzen dat die er niet was. Dezelfde last rust op hem wanneer hij zijn transparantieverplichtingen niet heeft nageleefd, behoudens een klaarblijkelijk onbedoelde en geringe inbreuk.
Een expatriatiebeleid met een duidelijk kader beschermt dus de organisatie, die de elementen behoudt nodig om de met de opdracht verbonden verschillen uit te leggen. Ze beschermt de lokale teams, die kunnen begrijpen waarom het verschil bestaat. Ze beschermt eveneens de expat, wiens situatie gedocumenteerd en voorspelbaar blijft, ook wanneer de opdracht eindigt.
Loontransparantie creëert dit probleem niet. Ze maakt het zichtbaar.
De redenen documenteren, de pakketelementen in schalen vastleggen, de opdrachteinden volgen en de beslissingen in de tijd traceren: precies dat kan het platform HDH (HR Decision Hub) opzetten, tegen het organisatorisch vergeten.