Die Funktionsbezeichnung ist wohl das HR-Element, dessen Bedeutung am meisten unterschätzt wird, obwohl sie für die Organisation genauso zählt wie für den Mitarbeitenden, der sie trägt.
Stellen Sie sich einen Moment vor, jeder Kollege würde Sie nach seiner eigenen Logik benennen. Für die einen wären Sie Isabelle, für die anderen Isa, für einen Dritten „die Dame aus der Buchhaltung". Wäre das denkbar?
Genau das aber tun wir, ohne klare Governance, mit den Funktionsbezeichnungen. Jeder benennt auf seine Weise, gemäß seinem Verständnis der Organisation, seiner Kultur, seiner Sicht auf die Funktion.
Ich habe schon einmal für eine Funktionsbewertung eine E-Mail erhalten, die im Text eine Funktion nannte, mit einem Anhang, der eine andere Bezeichnung trug, und einer dritten Bezeichnung im Organigramm.
Was eine Bezeichnung trägt
Bevor man sie steuert, muss man in ihrer Gesamtheit erfassen, was eine Funktionsbezeichnung tatsächlich trägt.
Sie ist vor allem ein GPS. Um diesen Zweck zu erfüllen, muss sie drei Informationen sofort liefern: die Rolle, also den Inhalt der Funktion (Beispiel: accountant), das Niveau der Person (Beispiel: director, analyst) und den Scope (Beispiel: global, Italy).
Sie hat eine honorige Dimension. Sie berührt das Ego, die Visitenkarte, die Anerkennung. Dies zu leugnen wäre naiv: eine Bezeichnung sagt der Person, was die Organisation an ihr anerkennt.
Sie hat manchmal eine rechtliche Tragweite. Manche Funktionen sind keine freie Namenswahl. Der DPO muss benannt werden, weil die DSGVO es vorschreibt. In regulierten Sektoren wie Bank und Versicherung müssen bestimmte Funktionen benannt und vom Regulator genehmigt werden, was ihre Bezeichnung einschränkt. Die Bezeichnung verweist dann auf eine regulierte Funktion, benannt und kontrolliert, die weder umbenannt noch angezeigt werden kann, ohne dass Funktion und Amtsträger akkreditiert sind.
Sie muss auch inklusiv bleiben. Die Wörter einer Bezeichnung sind nicht neutral, und einige sind falsche Freunde. „Junior" und „senior" sind die häufigsten Beispiele. Sie erscheinen einfach zu platzieren, verweisen aber tatsächlich auf eine zugrundeliegende Idee von Alter oder Erfahrung, während die Bezeichnung eine Funktion beschreiben sollte. Zudem erzeugen sie eine Inkohärenz: man trifft „Juniors" mit langer Betriebszugehörigkeit und umgekehrt.
Die Bezeichnung ist schließlich kulturell. Dasselbe Wort wiegt nicht in jedem Land gleich schwer, und wir kommen darauf zurück.
Tatsächlich ist eine Bezeichnung nie neutral.
Weil sie all dies trägt, kann die Bezeichnung nicht als Etikett behandelt werden. Und doch bleibt sie das Stiefkind unserer Organisationen: ein Objekt mit starker Wirkung, das selten rigoros gesteuert wird.
Ein Wort für mehrere Verwendungen
Wenn eine Nomenklatur der Funktionsbezeichnungen selbst mit Governance so schwierig zu pflegen ist, dann weil ein und dasselbe Wort mehrere Verwendungen trägt.
Solange diese Verwendungen nicht unterschieden werden, wird man mit Anfragen zur Änderung der Regeln konfrontiert, oder mit deren Nichteinhaltung je nach Sichtweise.
Die Versuchung besteht darin, die perfekte Bezeichnung zu suchen, die all diese Bedürfnisse zugleich bedient. Das ist eine Sackgasse. Kein einzelnes Wort kann gleichzeitig für Daten rigoros, im Alltag sprechend, nach außen aufwertend und für die Rekrutierung attraktiv sein. Es ist einfacher und gesünder, mehrere Bezeichnungen anzunehmen, eine pro Verwendung, als einen einzigen Namen mit allem zu überfrachten.
In der Praxis unterscheide ich vier Hauptverwendungen der Funktionsbezeichnung.
Die Bezeichnung im Rahmen der Funktionsarchitektur
Das ist die Bezeichnung, die dem Ordnen und Vergleichen dient, jene, die in der Funktionsarchitektur Sinn ergibt, die ich in einem anderen Artikel dieser Serie beschrieben habe, „Eine Funktionsarchitektur kann nicht die Summe eines Kundenportfolios sein". Sie muss rigoros und kohärent sein, denn sie ist es, die die Daten miteinander sprechen lässt. Hier kostet Inkohärenz am meisten.
Der kulturelle Bias ist hier am sichtbarsten. Manche Wörter werden je nach Land nicht gleich gelesen. Von analyst zu specialist zu wechseln kann in einer Kultur als Beförderung, in einer anderen als Rückschritt gelten. Ein „Partner" in England hält oft einen Anteil am Unternehmen. Ein „Manager" ohne Team ist in Frankreich undenkbar, in den USA aber gängig. Und manche Kulturen, insbesondere in Asien, brauchen Zwischenstufen, also einen sichtbaren Wechsel der Bezeichnung zwischen zwei Levels, um eine Karriereentwicklung zu begleiten.
Die interne Signatur-Bezeichnung
Das ist die Bezeichnung des Alltags: Intranet, E-Mail-Signatur, Verzeichnis. Sie dient der Lesbarkeit der Organisation für jene, die in ihr arbeiten.
Sie kann flexibler, sprechender sein als die Architektur-Bezeichnung, vor allem inhaltlich. Wo die Architektur Funktionen in Gruppen zusammenfasst, kann die interne Signatur die Rolle feiner und wiedererkennbarer benennen. Aber sie muss mit der Architektur kohärent bleiben. Wenn die Signatur-Bezeichnung sich von der Architektur-Bezeichnung entfernt, beginnt die Organisation, sich selbst nicht mehr wiederzuerkennen.
Die externe Bezeichnung
Das ist die nach außen gerichtete Bezeichnung: Visitenkarte, öffentliches Berufsprofil. Sie wird manchmal dem Mitarbeitenden überlassen, manchmal vom Unternehmen gesteuert.
Hier siedelt sich der Bias der Aufwertung am häufigsten an. Die externe Bezeichnung bläht sich auf, weil sie dem Selbstbild dient.
Die Bezeichnung der Stellenanzeige
Das ist die Bezeichnung der Rekrutierung, das job advert. Sie hat ihre eigene Randbedingung: die Sprache des Marktes, die lokale Sprache und die „trendy" Bezeichnungen, die kommen und gehen.
Sie hat ihren Anteil an Kultur und Attraktivität, und das ist legitim. Aber sie muss eine klare Verbindung zur dahinterliegenden Architektur-Bezeichnung behalten, sonst rekrutiert man auf ein Wort, das keiner internen Realität entspricht. Hier finden zum Beispiel intern aussortierte Wörter wie junior oder senior in der Stellenanzeige-Bezeichnung wieder ihren Platz, wenn sie zum Markt sprechen.
In der Praxis
Es ist nicht nötig, jede dieser Verwendungen als ersten Schritt von Grund auf zu überarbeiten. Es lohnt sich hingegen, die Architektur-Bezeichnung im Verhältnis zur internen Signatur-Bezeichnung zu bearbeiten. Die Stellenanzeige-Bezeichnung wird regelmäßig revidiert, um sprachlichen Notwendigkeiten oder Marktentwicklungen zu folgen. Was die externe Bezeichnung betrifft, wird sie vom Unternehmen manchmal gar nicht behandelt.
Das Wesentliche
Die Bezeichnung als bloßes Etikett zu behandeln bedeutet zu akzeptieren, dass die Daten nicht mehr miteinander sprechen und dass die Anerkennung, die sie trägt, zufällig verteilt wird.
Statt eine einzige Bezeichnung mit allem zu überfrachten, akzeptiert man mehrere, eine pro Verwendung: Architektur, interne Signatur, extern, Stellenanzeige. Das erlaubt, an jedem Ort passend zu benennen, ohne auf Daten-Rigorosität, Sinn oder Attraktivität zu verzichten. Einen einzigen Namen für alles zu wollen bedeutet im Gegenteil, sich zu permanenten Konflikten zu verurteilen.
Diese Unterscheidung der Verwendungen integriert die Plattform HDH (HR Decision Hub) in ihre Art, mit Funktionsbezeichnungen umzugehen, damit jede Verwendung bedient wird, ohne die anderen zu beeinträchtigen.