In einem Kreis von Comp & Ben-Fachleuten habe ich einmal eine Teilnehmerin über die zahlreichen Entsendungen sprechen hören, die ihr Unternehmen verwaltet. Die Komplexität lag weder in der Besteuerung noch in den zu beschaffenden Genehmigungen, sondern im Vergleich mit den lokalen Mitarbeitern und im neuen Rahmen der Lohntransparenz. Die Reaktionen der anderen Teilnehmer zeigten, dass die Situation keineswegs ein Einzelfall war – und keineswegs für alle klar.
In manchen Organisationen findet eine einfache Frage keine Antwort mehr: Ist diese Person noch entsandt?
Dieser Mitarbeiter ist vor Jahren gegangen. Er hat dort geheiratet, sich eingerichtet, seine Kinder gehen dort zur Schule. Die Verlängerungsanlagen haben aufgehört, und die Fluktuation im Personalbereich hat ihr Werk des Vergessens getan. Das Leben dieses Mitarbeiters ist dort. Aber sein Vertrag hat sich nicht verändert. Er bezieht weiterhin ein Gehalt, das auf seinem Herkunftsland aufgebaut ist, ergänzt um ein Paket, das für eine zeitlich befristete Entsendung gedacht war – die keine mehr ist.
Bisher konnte diese Situation in der Vergütungsstruktur verborgen bleiben. Die Lohntransparenz macht die individuelle Vergütung nicht öffentlich, aber sie erweitert die Lesbarkeit der Vergütungsbestandteile und macht diese Situation sichtbarer und schwerer zu ignorieren.
Was die lokalen Teams sehen
Die lokalen Kollegen in derselben Funktion sehen den Unterschied und sprechen ihn an. Und sie haben nicht Unrecht: In einem Land mit niedrigeren Lebenshaltungskosten zu arbeiten, mit einem Gehalt, das auf dem Herkunftsland aufbaut, und einem Entsendepaket kann bei vergleichbarer Funktion einen erheblichen Unterschied schaffen.
Dieser Unterschied ist an sich nicht illegitim. Eine Entsendung beruht auf objektiven Gründen, sie ist mit echten Einschränkungen verbunden, und das Paket, das sie begleitet, kompensiert diese. Das Problem ist nicht, dass es existiert. Das Problem ist, dass niemand mehr sagen kann, warum es noch existiert.
Das Risiko ist besonders sichtbar in Modellen, die auf der Vergütung des Herkunftslands beruhen, aber es betrifft weitgehend jede befristete Regelung, deren Überprüfungs- und Ausstiegsregeln nicht definiert wurden.
Der Mechanismus, der nur in eine Richtung wirkt
Ein technischer Punkt, dem nur wenige Organisationen ins Auge sehen. Die Anpassung an die Lebenshaltungskosten soll einen Unterschied im Kontext neutralisieren, nicht die Vergütung dauerhaft erhöhen. In den Situationen, die ich kennengelernt habe, wurde sie nach oben angewendet, aber selten nach unten. Manche Richtlinien sehen ausdrücklich eine Untergrenze von null vor, wenn die Lebenshaltungskosten des Gastlandes niedriger sind. In diesem Fall wirkt die Neutralisation nicht mehr symmetrisch: Der gewährte Vorteil kann sich halten und sich im Laufe der Jahre festsetzen.
Was die Transparenz zutage bringt
Dazu kommen die Elemente, die in der Waage schwer wiegen können: die Wohnung, das Fahrzeug, die Schulgebühren und viele weitere Paketbestandteile.
Die europäische Richtlinie zur Lohntransparenz legt jedoch eine breite Definition der Vergütung zugrunde. Ihr Artikel 3 Absatz 1 Buchstabe a definiert sie als „das gewöhnliche Grund- oder Mindestgehalt oder -lohn und jede sonstige unmittelbar oder mittelbar gezahlte Vergütung in Geld oder Sachleistungen (variable oder ergänzende Komponenten), die der Arbeitgeber dem Arbeitnehmer im Zusammenhang mit dessen Beschäftigung zahlt“.
Zur Erinnerung: Die Richtlinie (EU) 2023/970 musste von den Mitgliedstaaten spätestens am 7. Juni 2026 umgesetzt werden (Artikel 34 Absatz 1). Die Grundsätze stehen im europäischen Text, aber die konkreten Modalitäten liegen in den nationalen Umsetzungsgesetzen, deren Fortschritt von einem Mitgliedstaat zum anderen variiert.
Ihr Erwägungsgrund 21 ist genauer: Die ergänzenden oder variablen Komponenten „können unter anderem Prämien, die Vergütung von Überstunden, die Entschädigung von Reisen, Wohn- und Verpflegungszuschüsse, die Entschädigung der Teilnahme an Ausbildungen [...] umfassen“. Wohnung und Reisen werden also ausdrücklich genannt. Das Entsendepaket lässt sich nicht getrennt lesen.
Nicht alle Elemente werden jedoch gleich behandelt. Eine Pauschale, eine Sachleistung, die Erstattung einer tatsächlich entstandenen Berufsausgabe und ein Mechanismus zur Steuerneutralisation sind nicht von gleicher Natur. Ihre Einordnung wird Element für Element geprüft.
Die Steuerneutralisation ist die beste Illustration. Sie ist kein an den Arbeitnehmer gezahlter Vorteil, sondern ein Angleichungsmechanismus, und ihr Endergebnis ist oft erst ein Jahr bis anderthalb Jahre später bekannt, je nach den beteiligten Ländern.
Der Anknüpfungspunkt
Anders als die Richtlinie 96/71, geändert durch die Richtlinie 2018/957 zur Entsendung, die nur gilt, wenn der Einsatz als Entsendung innerhalb der Union erfolgt, sieht die Richtlinie zur Lohntransparenz keine besondere Anknüpfungsregel für Entsendungen vor: Ihr Artikel 2 besagt nur, dass sie für Arbeitnehmer gilt, die einen Arbeitsvertrag oder ein Arbeitsverhältnis im Sinne des Rechts, der Tarifverträge oder der in jedem Mitgliedstaat geltenden Gepflogenheiten haben.
Der Anknüpfungspunkt ist daher anhand der rechtlichen Struktur und des tatsächlichen Beschäftigungsverhältnisses zu bestimmen. Beibehaltung des ursprünglichen Vertrags, Entsendung, Aussetzung mit lokalem Vertrag, Doppelvertrag oder Lokalisierung haben jedoch nicht dieselben Auswirkungen.
Bleiben der Vertrag und das Beschäftigungsverhältnis bei der Herkunftsorganisation, erfolgt der Vergleich zunächst im Perimeter dieses Arbeitgebers, mit den dort in gleichwertigen Funktionen tätigen Kollegen.
Anschließend, in einem zweiten Schritt und je nach Fall, sind Artikel 19 der Richtlinie (EU) 2023/970 und das Konzept der einheitlichen Quelle zu beachten. Der Text sieht vor, dass die Beurteilung, ob Arbeitnehmer sich in einer vergleichbaren Situation befinden, „sich nicht auf die Situationen beschränkt, in denen weibliche und männliche Arbeitnehmer für denselben Arbeitgeber tätig sind, sondern auf eine einheitliche Quelle ausgedehnt wird, die die Vergütungsbedingungen festlegt“, und ergänzt, dass „eine einheitliche Quelle vorliegt, wenn sie die für den Vergleich der Arbeitnehmer relevanten Vergütungselemente festlegt“.
Erwägungsgrund 29 gibt den konkreten Umfang wieder: Dies kann der Fall sein, „wenn diese Bedingungen zentral für mehrere Organisationen oder Unternehmen innerhalb einer Holdinggesellschaft oder eines Konzerns festgelegt werden“.
Dieser Mechanismus zielt auf den Vergleich zwischen weiblichen und männlichen Arbeitnehmern, nicht auf den Vergleich zwischen Entsandten und lokalen Mitarbeitern. Er stellt aber eine zentrale Frage an Gruppen: In welchem Umfang werden ihre Vergütungsbedingungen tatsächlich durch eine einheitliche Quelle festgelegt, und wie weit kann sich dann der Perimeter der Vergleiche in Bezug auf gleiche Vergütung erstrecken? Auf diesen Mechanismus, und auf die Informations- und Berichtspflichten, die ihn speisen, komme ich in einem anderen Artikel dieser Serie zurück.
Das Fehlen eines Rahmens hat seinen Preis. Ein Status, den niemand mehr datieren, an eine Einschränkung koppeln oder begründen kann, liefert nicht mehr dieselbe Rechtfertigung. In einem früheren Artikel dieser Serie, „Comp & Ben, die stillen Kosten übereilter Entscheidungen“, habe ich einen Kosten beschrieben, der in der Struktur diffus bleibt und erst Jahre später hervorkommt. Hier war die Entscheidung zum Start nicht überstürzt, sie wurde einfach nie überprüft, und der Kosten verhält sich genauso.
Ein Paket wird vor dem Start entschieden
Normalerweise wird ein Entsendepaket vollständig vor der Ausreise definiert. Es hängt vom Ziel und der Art des Einsatzes, vom Gastland, von dessen Dauer, vom Funktionsniveau und von der Familiensituation ab, und es gliedert sich in überschaubare Elemente: das Volumen und die Art des Umzugs, der Anspruch auf die internationale Schule, die Unterstützung des Partners bei der Arbeitsuche oder Integration, die Sprachförderung, die medizinische Absicherung, die Steuerneutralisation oder Tax Equalisation.
Eine kurze Entsendung verlangt nicht dasselbe Umzugsvolumen wie eine Installation über drei Jahre. Das ist auf dem Papier offensichtlich. Es ist nicht mehr offensichtlich, wenn keine Richtlinie existiert – weder für das Volumen noch für den Grad der Leistung.
Ohne Rahmen auf diesem Punkt habe ich gesehen, wie die Diskussion soweit rutschte, dass sich ein Arbeitnehmer darüber beschwerte, nach seinem Umzug seine sechzig Hemden selbst gebügelt zu haben. Die Anekdote bringt ein Lächeln, aber sie sagt etwas Ernstes: Wenn der Detaillierungsgrad nicht vor dem Start festgelegt ist, dreht sich die Diskussion nicht mehr um den Einsatz, sondern um das, was nicht geplant war.
Was die Governance regelt
Drei Fragen eröffnen eine Entsendepolitik. Warum ist es notwendig, diesen Mitarbeiter ins Ausland zu schicken? Welches Ziel wird verfolgt? Für wie lange?
Sie genügen jedoch nicht. Danach muss die Governance über alle Aspekte der Entsendung hinweg gedacht werden, und die Konsistenz jedes Elements definiert werden: welcher Grad an Service oder Unterstützung, welche Paketelemente und in welcher Höhe, so dass es erklärt, begründet und nachvollzogen werden kann.
Und eine Entsendepolitik darf nicht nur den Start organisieren. Sie muss von Anfang an die Häufigkeit der Überprüfungen, die Verlängerungsbedingungen, die für die Entscheidung verantwortliche Person und die Ausstiegsmodalitäten vorsehen: Rückkehr, Lokalisierung oder schrittweises Ausklingen der Vorteile. Ohne Endklausel und ohne klar benannten Verantwortlichen wird das Befristete zu einer durch Trägheit erworbenen Situation; so kann ein jahrelang beibehaltener Vorteil vertraglich geworden sein oder auf Gepflogenheiten beruhen.
Ohne dies bleibt der Rahmen der Entsendung unvollständig, und der Status endet manchmal nie. In diesem Kontext wird der Unterschied in beide Richtungen schwer erklärbar: gegenüber den lokalen Teams, die vergleichen, und gegenüber dem entsandten Mitarbeiter selbst, dessen Situation niemand mehr begründen kann und der exponiert ist, wenn das Paket endet.
Das Wesentliche
Über die geschäftliche Begründung hinaus ist die Entsendung ein Thema der Governance, des Rechts, der Steuern, der Planung und des Budgets.
Im Kontext der Lohntransparenz ist es nicht mehr nur gute Praxis, einen Unterschied erklären zu können. Artikel 18 der Richtlinie sieht vor, dass, wenn ein Arbeitnehmer vor einer zuständigen Behörde oder einem nationalen Gericht Tatsachen darlegt, die eine Lohndiskriminierung vermuten lassen, der Arbeitgeber beweisen muss, dass es keine gab. Dieselbe Pflicht trifft ihn, wenn er seine Transparenzpflichten nicht erfüllt hat, sofern es sich nicht um eine offensichtlich unbeabsichtigte und geringfügige Zuwiderhandlung handelt.
Eine strukturierte Entsendepolitik schützt also die Organisation, die die Elemente behält, um die mit dem Einsatz verbundenen Unterschiede zu erklären. Sie schützt die lokalen Teams, die verstehen können, warum der Unterschied besteht. Sie schützt ebenso den entsandten Mitarbeiter, dessen Situation dokumentiert und vorhersehbar bleibt, auch wenn der Einsatz endet.
Die Lohntransparenz schafft dieses Problem nicht. Sie macht es sichtbar.
Die Gründe dokumentieren, die Paketelemente in Stufen festlegen, die Einsatzenden verfolgen und die Entscheidungen über die Zeit nachvollziehen: Genau das kann die Plattform HDH (HR Decision Hub) einrichten, gegen das organisatorische Vergessen.